Als mensen lang bezig zijn met het zoeken naar medische hulpmiddelen en apparaten, wil je hier natuurlijk een oplossing voor. Track en trace sensoren zijn de ideale manier om snel tijd te besparen op het zoekproces maar deze functionaliteit is pas het begin. Wie écht wil investeren in efficiëntie en optimalisatie, zal groter en procesmatiger moeten denken.
Het beheer van medische hulpmiddelen en apparatuur is onderdeel van een groter proces. Het omvat aspecten zoals aankoop, onderhoud, kalibratie, logistiek, verschillende leveranciers, het huren van apparatuur en het duurzaam afbouwen ervan. Soms is dit proces al aanwezig en is het zoeken naar optimalisatie, terwijl anderen juist beginnen met zoeken en ontdekken dat er behoefte is aan een gestroomlijnd proces.
Een facilitaire en procesmatige benadering kan hierbij helpen:
- Aanschaf: Bij het aanschaffen van nieuwe hulpmiddelen moet rekening worden gehouden met de behoeften, kwaliteit en duurzaamheid. Een gestructureerde inkoopprocedure is van belang.
- Onderhoud: Het regelmatig onderhouden en kalibreren van de medische hulpmiddelen verlengt hun levensduur en zorgt voor betrouwbare resultaten.
- Afvoer: Wat gebeurt er met de hulpmiddelen wanneer ze niet meer nodig zijn? Moeten ze op locatie blijven of worden ze naar een centrale opslag gebracht? Het definiëren van een afvoerproces is noodzakelijk.
- (De)centrale opslag: Het begint bij het vinden van een centrale opslaglocatie, fysiek of virtueel, voor medische hulpmiddelen. Dit zorgt voor overzicht en efficiëntie.
- Gebruik: Het gebruik van de hulpmiddelen moet gestructureerd worden. Wie heeft wat nodig en wanneer? Een duidelijk systeem voor het toewijzen en volgen van medische hulpmiddelen is cruciaal.
- Schoonmaak: Regelmatige schoonmaak en desinfectie van de hulpmiddelen zijn van vitaal belang om de veiligheid van de patiënten te waarborgen.
In veel zorginstellingen ontbreekt vaak een procesverantwoordelijke. De verschillende elementen van het proces staan los van elkaar, waardoor het grotere geheel uit het oog wordt verloren. Het is belangrijk dat er iemand verantwoordelijk is voor het coördineren en optimaliseren van alle aspecten. Alleen op die manier kunnen de hulpmiddelen efficiënter worden ingezet en kosten worden bespaard.
Waardevolle inzichten
Het meten van de gebruiksgraad van medische hulpmiddelen kan waardevolle inzichten bieden. Door te analyseren hoe vaak en op welke locaties hulpmiddelen worden gebruikt, kunnen inefficiënties worden geïdentificeerd. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat op locatie A veel hulpmiddelen aanwezig zijn maar weinig worden gebruikt, terwijl er op locatie B juist een tekort is. Het kan ook zijn dat er gehuurde apparatuur wordt onderbenut. Deze inzichten kunnen leiden tot gerichte verbeteringen en kostenbesparingen.
Om dit proces succesvol te implementeren, kan een projectmanager voor medische hulpmiddelen of een innovatiemanager worden aangesteld. Het is belangrijk om te beseffen dat dit geen kortstondig project is, maar een langdurig traject dat tot wel twee jaar kan duren. Er zal een investering nodig zijn, maar de voordelen, zoals tijdwinst en kostenefficiëntie, zullen zich op de lange termijn manifesteren. Het vergt tijd en inzet om het grotere geheel te bereiken en de zorginstellingen te laten profiteren van een optimaal beheer van medische hulpmiddelen.
Is jouw zorginstelling of ziekenhuis er ook klaar voor om de omgang met medische hulpmiddelen op een holistische wijze te benaderen? Wij adviseren je graag over de mogelijkheden.