Een verpleegkundige loopt voor de derde keer deze week door de gangen op zoek naar een tillift. Twintig minuten later vindt ze er eindelijk een, drie afdelingen verderop. Ondertussen wacht meneer De Vries geduldig in bed. Dit tafereel herhaalt zich dagelijks in zorginstellingen door heel Nederland. Terwijl we worstelen met personeelstekorten, verliezen we collectief duizenden uren aan zoeken. Tijd om deze olifant in de kamer te benoemen.
De berekening die niemand maakt
Laten we eerlijk zijn: we weten allemaal dat zoeken tijd kost. Maar hoeveel precies? Als 500 verpleegkundigen dagelijks 20 minuten zoeken naar apparatuur, verlies je jaarlijks 60.833 uur. Dat staat gelijk aan 34 voltijdsbanen die opgaan aan zoekwerk. Niet aan zorg, niet aan aandacht voor bewoners, maar aan rondlopen met een vragende blik.
Bij Argos Zorggroep kwam uit een nulmeting dat een kwart van de werkbare tijd verloren ging aan zoeken. Een kwart! Cassandra Ouwehand, verpleegkundige bij Breede Vliet, vertelt: “Voorheen liepen medewerkers zich echt rot te zoeken. Als je een weegstoel nodig had, moesten er soms wel tien collega’s gebeld worden.”
Waarom krijgt dit geen prioriteit?
De vraag is: waarom accepteren we dit? Waarom investeren zorginstellingen wel in nieuwe tilliften, maar niet in het vinden van de tilliften die ze al hebben? Het antwoord is pijnlijk simpel. Asset-tracking wordt gezien als “nice to have” terwijl nieuwe apparatuur “must have” is. De kosten van zoeken zijn onzichtbaar. Ze staan niet op de begroting. Er is geen factuur voor verloren tijd.
Ondertussen blussen facilitair managers de hele dag brandjes. De tillift is stuk? Snel een nieuwe bestellen. Medewerkers klagen over tekorten? Extra apparatuur inkopen. Maar de structurele oplossing – weten waar je spullen zijn – wordt telkens uitgesteld. Tot morgen, tot volgend kwartaal, tot het nieuwe budget.
Van nice-to-have naar bedrijfskritisch
Zorggroep Elde Maasduinen bewijst dat het anders kan. Door slimme lokalisatie bespaart elke medewerker 25 minuten per week. Niet door harder te werken, maar door slimmer te werken. Alexander Everling: “We hadden bijvoorbeeld te veel tilliften op de ene afdeling en te weinig op de andere. Nu is dat veel beter in balans.”
Het gaat niet alleen om tijdwinst. Het voorkomt ook hamsteren – dat fenomeen waarbij afdelingen stiekem extra voorraad aanleggen “voor de zekerheid”. Want als je weet waar alles is, hoef je niet bang te zijn dat het weg is.
Controle betekent rust
Het gevoel van controle dat realtime lokalisatie geeft, is niet te onderschatten. Je weet wat je hebt, hoeveel en waar en wanneer het gebruikt wordt. Je hebt controle in plaats van dat je geleefd wordt door omstandigheden. Voor facilitair managers betekent dit: geen paniektelefoontjes meer, geen onduidelijkheid over voorraad, geen dubbele aankopen uit voorzorg.
Deze controle vertaalt zich direct naar meer rust op de werkvloer. Medewerkers weten dat ze altijd de juiste hulpmiddelen kunnen vinden. Managers kunnen gefundeerde beslissingen nemen over aanschaf en verdeling. Het geeft houvast in een sector die al genoeg onzekerheden kent.
Duurzaamheid als bonus
Slim hulpmiddelenbeheer draagt ook bij aan duurzaamheidsdoelstellingen — iets wat steeds meer een “dingetje” wordt in de zorg. Door beter inzicht in gebruik voorkom je overbodige aankopen. Apparatuur krijgt optimaal onderhoud waardoor de levensduur wordt verlengd. Transport tussen afdelingen wordt efficiënter. Kleine stappen die samen een grote impact hebben op je CO2-voetafdruk.
Zorginstellingen ontdekken dat duurzaamheid en efficiency hand in hand gaan. Het voorkomt verspilling van resources én tijd. En dat geeft een goed gevoel bij medewerkers die bewust bezig willen zijn met hun impact op het milieu.
Quick wins die écht werken
De oplossing is verrassend simpel. Begin met het taggen van je meest gezochte hulpmiddelen. Implementeer AssetGuard Snelvinden. Binnen twee weken zie je de eerste resultaten. Geen jarenlange trajecten, geen complexe IT-projecten. Gewoon doen.
Direct merkbare effecten? Minder frustratie bij medewerkers. Geen dubbel werk meer. Beter voorraadbeheer. En het belangrijkste: meer tijd voor waar het echt om gaat – de zorg voor bewoners en patiënten.
De kern: elke minuut telt
Bij personeelstekorten kunnen we ons geen verspilling veroorloven. Niet van geld, niet van energie, en zeker niet van tijd. Elke minuut die een verpleegkundige zoekt naar een rolstoel, is een minuut minder voor mevrouw Jansen die wacht op hulp bij het opstaan.
Asset-tracking is geen gadget. Het is geen luxe. Het is een randvoorwaarde voor toekomstbestendige zorg. Want als we de huidige personeelstekorten willen opvangen, moeten we elke minuut optimaal benutten.
De vraag is niet óf je gaat investeren in het vinden van je hulpmiddelen. De vraag is wanneer je stopt met accepteren dat je mensen betaalt om te zoeken in plaats van te zorgen.
Peter Sminia, directeur SilverCloud Zorg IoT
Tijd om te stoppen met zoeken?
Wil je weten hoeveel tijd jouw zorgorganisatie kan besparen met slimme lokalisatie? Neem contact op voor een vrijblijvende berekening van jouw verborgen kosten.
Download de whitepaper ’10 voordelen van realtime lokalisatie’ | Bekijk onze oplossingen
Nog geen concreet vraagstuk, maar wel benieuwd naar de mogelijkheden? Volg onze LinkedIn-pagina voor praktische inzichten en inspiratie.